Como ya todos sabéis, el XII Congreso Notarial de Málaga va a ser un encuentro de notarios en el que se pretende un intercambio de puntos de vista y de opiniones sobre asuntos trascendentales para el futuro del notariado.
No es necesario recordar nuestro liderazgo en materia de nuevas tecnologías desde la implantación de la firma electrónica y nuestra infraestructura tecnológica: eso es sobradamente conocido. Pero, como no podía ser de otra manera, las nuevas tecnologías evolucionan y tienen un papel fundamental en nuestro trabajo diario y en la configuración del notariado. Y no hablamos de evolución futura, a largo plazo o indeterminada, sino de cuestiones que ya están aquí, llamando a las puertas de nuestros despachos.
Desde esta perspectiva, la ponencia en materia de nuevas tecnologías va a ser especialmente importante, dada su transversalidad y ubicuidad en nuestro quehacer diario. Por eso desde la organización del Congreso en general y de los ponentes en este tema en particular (Itziar Ramos, Enric Brancós y José Carmelo Llopis), queremos hacer un llamamiento a la participación mediante la presentación comunicaciones, que nos permita identificar cuáles son vuestras inquietudes y necesidades en este campo.
No es necesario, como ya se ha dicho, que las comunicaciones sean largas, llenas de citas o de justificaciones doctrinales: basta con que nos hagáis llegar, de manera breve y concisa, vuestras necesidades o expectativas en materia tecnológica: qué necesitaríais en el despacho para gestionar mejor vuestras escrituras o para dar un mejor servicio a los usuarios; qué os han pedido y no sabíais o no podíais hacer; qué herramientas creéis que harían encajar a nuestro notariado en la sociedad que ya nos demanda nuevas soluciones.
Aunque podéis comunicar sobre cualquier asunto que tenga que ver con nuevas tecnologías, por nuestra parte se han propuesto cinco puntos que cubren muchas de las dudas actuales de nuestros despachos, pero también que permiten proyectar el aspecto tecnológico de nuestra función en el tiempo. El objeto de este post es presentaros esos puntos y pediros que los leáis con tranquilidad, reflexionéis sobre ellos y que enviéis comunicaciones sobre ellos.
1. El formato electrónico aplicado a los documentos notariales: matriz, copias y testimonios y legitimaciones electrónicas
En nuestra opinión, se propone en este primer punto hablar de la oportunidad de aplicar un soporte electrónico a la actividad notarial en sentido amplio, lo que incluiría la matriz, la copia y otros documentos notariales, como los testimonios.
En este punto tendrían cabida reflexiones o expectativas en relación a la conveniencia, necesidad o no de la matriz electrónica, ya sea esta exclusivamente electrónica o coexistente con la matriz en papel. Incluso, bajando al detalle técnico, qué tipo de formato podría tener, el archivo de larga duración del mismo, el problema de la durabilidad de los sistemas de encriptación, la parametrización o estandarización de la misma, etc. En relación a las copias, y bajo la premisa de que se entendiera procedente un escenario de tránsito hacia la matriz digital, podría tratarse de nuevas formas que habría de interpretar el concepto de copia simple y autorizada electrónica y de su traslado a papel.
En relación con los testimonios electrónicos, se plantea la necesidad, no de futuro, sino actual, de abrir el formato electrónico a este tipo de documentos notariales, así como la posibilidad de discutir sobre la conveniencia de regular o no la legitimación de firmas electrónicas (o la declaración del notario de pertenencia de una firma electrónica a una persona) más allá del sistema que marca actualmente el Reglamento Notarial.
2. La circulación y puesta a disposición de copias, testimonios y legitimaciones electrónicas por los notarios entre sí y con terceros.
Siguiendo un orden lógico, el punto siguiente permitiría tratar la circulación y puesta a disposición de las copias, testimonios y legitimaciones electrónicas.
Con esta formulación se abre el debate a la posibilidad de que nos podamos remitir entre notarías testimonios en formato electrónico, legitimaciones de firma (normal o electrónica) y también al modo en que éstas deben circular frente a terceros, administraciones públicas e instituciones no conectadas directamente por SIGNO.
Ello nos podría llevar a valorar el Código Seguro de Verificación (CSV) como sistema para acreditar la vigencia y extinción del título de legitimación, así como cualquier otro que permita garantizar una circulación segura del documento notarial.
3. Actas para el depósito informático y para la constancia de hechos tecnológicos.
Una vez hemos tratado el formato electrónico de los documentos y su circulación, se pueden abordar la procedencia y oportunida de reformular las actas de depósito de archivos electrónicos y de constancia de hechos digitales, que es una actuación notarial que cada vez se demanda más.
De ese modo se incluyen en el debate todas las posibles actas que se soliciten (fotografías y videos, páginas web, móviles, etc.) y los cada vez mayores casos en que se pretende depositar documentos electrónicos (pensemos en la posibilidad sugerida por la Instrucción de la Dirección General de los Registros y del Notariado de diciembre de 2019 sobre el depósito electrónico de la documentación que conforma la información precontractual de los préstamos hipotecarios sujetos a la Ley de Contratos de Crédito Inmobiliario)
Finalmente, como consecuencia lógica de lo anterior, este punto puede llevarnos a hablar de prueba electrónica: como presentar judicialmente estos documentos electrónicos con garantías y seguridad.
4. Nuevos servicios que presta el notario en el ámbito tecnológico.
Si los puntos anteriores se pueden encuadrar en una evolución en nuestra forma actual de procesar, tratar y circular el documento notarial, este punto pretende abrir la puerta a propuestas sobre nuevas formas de prestar la función notarial en el ámbito tecnológico. Cabría aquí toda idea que se pudieran plantear para que el notariado comenzara a destacarse como un prestador de servicios en el ámbito digital: tokenización,blockchain, inteligencia artificial, etc.
De manera especial, se podría tratar el fenómeno sucesorio en el ámbito electrónico (la denominada herencia digital) para configurar cómo debe ser la actuación del notario en el ámbito sucesorio digital, en la transmisión del patrimonio digital y el mal llamado testamento online. Ya existen muchas soluciones privadas y cuestiones ya positivizadas en la normativa de voluntades digitales catalana y en la LOPD nacional, que habla expresamente de testamento digital.
5. Los retos del otorgamiento a distancia.
Si hablamos de nuevas formas de prestar servicios, podemos también hablar de la comparecencia mediante videoconferencia, ya que la trasposición de la Directiva 2019/1151 sobre digitalización de los procesos societarios debe realizarse antes de agosto de 2021, sin perjuicio de la ampliación de dicho plazo mediante prórroga, si esta procede. Por supuesto, debe valorarse tanto en el ámbito societario como en otros ámbitos de la actuación notarial.
Final, e indisolublemente unido a la videoconferencia podemos hablar de las formas de identificación electrónica, con conceptos que se superponen como identificación electrónica, autenticación, juicio de identidad y juicio de capacidad.
Como se puede apreciar, son muchos y muy importantes los temas que podemos debatir, teniendo en cuenta además que esta enumeración es claramente numerus apertus, ya que probablemente nos dejemos muchas cosas en el tintero. Así que, en resumen: comunicad. El futuro tecnológico del notariado necesita de vuestras aportaciones.
José Carmelo Llopis.
